Hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hoá đơn điện tử

August, 10 2020
Rate this item
(144 votes)
(Reading time: 16 - 31 minutes)

Hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hoá đơn điện tử

bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ

Căn cứ vào Luật Quản lý thuế ngày 29 tháng 11 năm 2006;

Căn cứ Luật Kế toán ngày 17 tháng 6 năm 2003 và các văn bản hướng dẫn thi hành:

Căn cứ Luật Giao dịch điện tử ngày 29 tháng 11 năm 2005, Nghị định số 27/2007/NĐ-CP ngày 23 tháng 02 năm 2007 về giao dịch điện tử trong hoạt động tài chính, Nghị định số 35/2007/NĐ-CP ngày 08 tháng 03 năm 2007 về giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng;

Căn cứ vào Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 của Chính phủ quy định về hoá đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ;

Căn cứ Nghị định số 118/2008/NĐ-CP ngày 27 tháng 11 năm 2008 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tài chính,

Bộ Tài chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành, sử dụng và quản lý hoá đơn điện tử khi cung ứng hàng hóa, dịch vụ như sau:

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

 

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

 Thông tư này hướng dẫn về việc khởi tạo, phát hành, sử dụng, quản lý hoá đơn điện tử khi cung ứng hàng hóa, dịch vụ.

Điều 2. Đối tượng áp dụng.

Thông tư này áp dụng đối với:

- Cá nhân, Tổ chức, Doanh nghiệp lựa chọn sử dụng hóa đơn điện tử khi cung ứng hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

- Tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử là tổ chức cung cấp giải pháp hỗ trợ việc khởi tạo, truyền, nhận, lưu trữ, phục hồi thông điệp dữ liệu của hóa đơn điện tử giữa người mua hàng và người bán hàng.

- Cơ quan quản lý thuế các cấp và các tổ chức, cá nhân có liên quan đến việc khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử.

Điều 3. Hóa đơn điện tử

  1. Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, nhận, gửi, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử phải đáp ứng các nội dung được quy định tại Điều 6 Thông tư này.

 Hoá đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo đúng quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Hóa đơn điện tử gồm các loại: hóa đơn bán hàng; hóa đơn giá trị gia tăng; hóa đơn xuất khẩu; hoá đơn khác gồm: tem, thẻ, vé, phiếu thu tiền bảo hiểm…;  phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, nội dung và hình thức được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.

Hóa đơn điện tử đảm bảo nguyên tắc: xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và đúng theo trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.

  1. Hóa đơn đã lập dưới dạng giấy tờ nhưng được xử lý, truyền hoặc lưu trữ bằng phương tiện điện tử không phải là hóa đơn điện tử.

  2. Hóa đơn điện tử phải đồng thời thỏa mãn các điều kiện sau mới có giá trị pháp lý:

a) Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử chứa trong hóa đơn điện tử.

Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử về hình thức phát sinh.

b) Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể sử dụng ,truy cập được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.

 

Điều 4. Nguyên tắc sử dụng và điều kiện của tổ chức khởi tạo hoá đơn điện tử.

  1. Nguyên tắc sử dụng hoá đơn điện tử

         Trường hợp người bán lựa chọn sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán có trách nhiệm thông báo cho người mua về định dạng hóa đơn điện tử, cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử giữa người bán và người mua (nêu rõ cho khách hàng cách thức truyền nhận hóa đơn là truyền trực tiếp từ hệ thống của người bán sang hệ thống của người mua; hoặc người bán hóa đơn điện tử thông qua hệ thống trung gian của tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để lập hóa đơn điện tử và truyền cho người mua).

          Người bán, người mua, tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử (trường hợp thông qua tổ chức trung gian) và các đơn vị có liên quan  phải có thoả thuận về yêu cầu kỹ thuật và các điều kiện bảo đảm tính chính xác, toàn vẹn, bảo mật có liên quan đến hoá đơn điện tử đó.

  1. Điều kiện của tổ chức khởi tạo hóa đơn

Người bán hàng hóa, dịch vụ (gọi chung là người bán) khởi tạo hóa đơn điện tử phải đáp ứng điều kiện sau:

a) Là tổ chức hoạt động kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức hoạt động kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.

b) Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu kiểm soát, khai thác, xử lý, bảo quản, sử dụng và lưu trữ hoá đơn điện tử;

c) Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập hóa đơn, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định;

d) Có chữ ký số điện tử theo quy định của pháp luật.

đ) Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm kế toán (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.

e) Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:

- Hệ thống lưu trữ dữ liệu của hóa đơn phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương ứng với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu;

- Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo dữ liệu của hóa đơn được sao lưu ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.

Điều 5. Điều kiện của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử

Tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử phải đáp ứng các điều kiện sau:

- Là doanh nghiệp hoạt động tại Việt Nam có Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Giấy chứng nhận đầu tư hoặc Giấy phép đầu tư của doanh nghiệp đầu tư tại Việt Nam trong lĩnh vực công nghệ thông tin hoặc là ngân hàng được phép cung cấp dịch vụ giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.

-  Có chương trình phần mềm về khởi tạo, lập và truyền nhận hóa đơn điện tử đảm bảo hóa đơn được lập đáp ứng các nội dung theo quy định tại Điều 6 Thông tư này.

- Đã triển khai hệ thống cung cấp giải pháp công nghệ thông tin để phục vụ trao đổi dữ liệu điện tử giữa các tổ chức hoặc giữa các doanh nghiệp với nhau.

- Có hệ thống thiết bị, kỹ thuật đảm bảo cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử đáp ứng yêu cầu kinh doanh của doanh nghiệp và quy định pháp luật về phát hành hóa đơn.

- Có khả năng phát hiện, cảnh báo và ngăn chặn các truy nhập bất hợp pháp, các hình thức tấn công, tin tặc trên môi trường mạng để đảm bảo tính toàn vẹn, bảo mật của dữ liệu trao đổi giữa các bên tham gia.

- Có các quy trình và thực hiện xử lý sao lưu dữ liệu, sao lưu trực tuyến dữ liệu, khôi phục dữ liệu; có biện pháp dự phòng để khắc phục sự cố liên quan đến việc khôi phục dữ liệu .

          - Có giải pháp lưu trữ dữ liệu, kết quả các lần truyền nhận giữa các bên tham gia giao dịch; lưu trữ hóa đơn với yêu cầu thông điệp dữ liệu điện tử phải được lưu giữ trên hệ thống.

          - Định kỳ 6 tháng một lần, tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử phải có văn bản báo cáo cơ quan thuế (theo Mẫu số 3 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này) các nội dung sau: danh sách các doanh nghiệp đang sử dụng giải pháp hóa đơn điện tử của tổ chức (bao gồm cả người bán hàng, người mua hàng); số lượng hóa đơn điện tử đã sử dụng (bao gồm: loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự).

Điều 6. Nội dung của hoá đơn điện tử.

  1. Hóa đơn điện tử phải có đầy đủ các nội dung sau:

a) Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn;

Ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự trên hóa đơn thực hiện theo quy định của Bộ Tài chính tại Phụ lục số 1 Thông tư số 153/2010/TT-BTC.

b) Tên, mã số thuế, địa chỉ, của người bán;

c) Tên, mã số thuế, địa chỉ, của người mua;

d) Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá ,thành tiền ghi bằng số và ghi bằng chữ.

Đối với hóa đơn giá trị gia tăng, ngoài dòng đơn giá là giá chưa có thuế giá trị gia tăng, phải có dòng thuế suất thuế giá trị gia tăng, số tiền thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền phải thanh toán ghi bằng số và bằng chữ.

e) Chữ ký số theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập hóa đơn và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của bên mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán.

g) Hóa đơn điện tử được thể hiện bằng tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong dấu ngoặc đơn ( ) hoặc có thể đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt. Chữ số ghi trên hóa đơn điện tử là các chữ số tự nhiên: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9; sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm (.); nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị. Trường hợp không có quy định cụ thể giữa người mua và người bán về ngôn ngữ sử dụng trong việc lập hóa đơn điện tử để xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ thì ngôn ngữ sử dụng trên hóa đơn điện tử (hóa đơn xuất khẩu) là tiếng Anh.

Trường hợp sử dụng dấu phẩy (,) dấu phân cách sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ và sử dụng dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị để ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị thì tổ chức khởi tạo hóa đơn phải ghi rõ tại Thông báo phát hành hóa đơn điện tử nội dung này.

Các nội dung quy định từ điểm b đến điểm d khoản 1 Điều này phải phản ánh đúng tính chất, đặc điểm của ngành nghề kinh doanh, xác định được nội dung hoạt động kinh tế phát sinh, số tiền thu được, xác định được người mua hàng (hoặc người nộp tiền, người thụ hưởng dịch vụ…), người bán hàng (hoặc nhà cung cấp dịch vụ…), tên hàng hóa dịch vụ - hoặc nội dung thu tiền.

  1. Một số trường hợp hóa đơn điện tử được thực hiện theo hướng dẫn riêng của Bộ Tài chính nếu không có đầy đủ các nội dung bắt buộc.

 

Chương II

KHỞI TẠO, PHÁT HÀNH VÀ SỬ DỤNG HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ

 

Điều 7. Khởi tạo và phát hành hoá đơn điện tử

  1. Khởi tạo hóa đơn điện tử là hoạt động tạo định dạng cho hóa đơn, thiết lập đầy đủ các thông tin của người bán, loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, định dạng truyền – nhận và lưu trữ hóa đơn trước khi bán hàng hoá, dịch vụ trên phương tiện điện tử của tổ chức kinh doanh hoặc của các tổ chức cung cấp dịch vụ về hoá đơn điện tử và được lưu trữ trên phương tiện điện tử của các bên theo đúng quy định của pháp luật.

Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử trước khi khởi tạo hoá đơn điện tử phải ra quyết định áp dụng hoá đơn điện tử gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc bằng văn bản điện tử gửi thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế và chịu trách nhiệm pháp lý về quyết định này (theo Mẫu số 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này).

Quyết định áp dụng hoá đơn điện tử gồm các nội dung chủ yếu sau:

- Tên hệ thống thiết bị (tên các phương tiện điện tử) và tên phần mềm ứng dụng dùng để khởi tạo, lập hoá đơn điện tử.

Phương tiện điện tử là phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, từ tính, kỹ thuật số, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự.

- Bộ phận kỹ thuật hoặc tên của nhà cung ứng dịch vụ chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật hoá đơn điện tử, phần mềm ứng dụng;

- Quy trình khởi tạo, lập, luân chuyển hóa đơn và lưu trữ dữ liệu hoá đơn điện tử trong nội bộ tổ chức.

- Trách nhiệm của từng bộ phận trực thuộc liên quan việc khởi tạo, lập, xử lý, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hoá đơn điện tử trong nội bộ tổ chức, doanh nghiệp bao gồm cả trách nhiệm của người được thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

  1. Phát hành hóa đơn điện tử

Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải lập và gửi Thông báo phát hành hóa đơn điện tử cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này) gồm các nội dung: tên đơn vị phát hành hoá đơn điện tử, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại, các loại hoá đơn phát hành (tên loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử, ngày bắt đầu sử dụng, số lượng hóa đơn thông báo phát hành (từ số... đến số...)), ngày lập mẫu Thông báo phát hành; tên, chữ ký của người đại diện pháp luật và dấu của đơn vị (trường hợp gửi Thông báo phát hành tới cơ quan thuế bằng giấy); hoặc chữ ký điện tử của tổ chức phát hành (trường hợp gửi đến cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế).

Trường hợp có sự thay đổi địa chỉ kinh doanh, tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải gửi thông báo phát hành hoá đơn điện tử cho cơ quan thuế nơi chuyển đến, trong đó nêu rõ số hoá đơn đã phát hành chưa sử dụng, sẽ tiếp tục sử dụng.

Trường hợp có sự thay đổi về nội dung đã thông báo phát hành, tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử thực hiện nộp thông báo phát hành mới theo hướng dẫn tại khoản này.

Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải ký số vào hóa đơn mẫu và gửi hóa đơn điện tử mẫu (theo đúng định dạng đã gửi cho người mua) đến cơ quan thuế theo đường điện tử.

Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (không bao gồm hóa đơn điện tử mẫu) phải niêm yết tại trụ sở tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử hoặc chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải đăng tải trên trang thông tin điện tử của tổ trong thời gian sử dụng hóa đơn điện tử.

  1. Tổ chức kinh doanh có thể đồng thời tạo nhiều hình thức hóa đơn khác nhau (hóa đơn tự in, đặt in, hóa đơn điện tử) và phải thực hiện thông báo phát hành từng hình thức hóa đơn theo quy định.

Trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, đối với mỗi lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, tổ chức kinh doanh chỉ sử dụng một (01) hình thức hóa đơn, cụ thể: nếu tổ chức kinh doanh sử dụng hóa đơn tự in cho lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thì không dùng hóa đơn đặt in, hóa đơn điện tử cho cùng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đó; nếu đã sử dụng hóa đơn điện tử thì không sử dụng hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in; nếu đã sử dụng hóa đơn đặt in thì không sử dụng hóa đơn điện tử, hóa đơn tự in.

           Điều 8. Lập hóa đơn điện tử

  1. Lập hóa đơn điện tử là việc thiết lập đầy đủ các thông tin quy định tại Điều 6 của Thông tư này khi bán hàng hóa, dịch vụ trên định dạng hóa đơn đã được xác định. Các hình thức lập hóa đơn điện tử:

- Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử( người bán hàng hóa, dịch vụ) thực hiện lập hóa đơn tại hệ thống phần mềm lập hóa đơn điện tử của người bán;

- Người bán hàng hóa, dịch vụ (tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử) truy cập vào chương trình hệ thống lập hóa đơn điện tử của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để khởi tạo và lập hóa đơn điện tử.

  1. Gửi hóa đơn điện tử là việc người bán hàng hóa, dịch vụ truyền dữ liệu của hóa đơn từ đến người mua hàng hóa, dịch vụ.

Các hình thức gửi hóa đơn điện tử:

- Gửi trực tiếp: Người bán hàng hóa, dịch vụ (tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử) thực hiện lập hóa đơn điện tử tại hệ thống phần mềm lập hóa đơn điện tử của người bán, ký điện tử trên hóa đơn và truyền trực tiếp đến hệ thống điện tử của bên mua theo cách thức truyền nhận hóa đơn đã thỏa thuận giữa hai bên. Trường hợp người mua hàng hóa, dịch vụ là đơn vị kế toán thì người mua ký điện tử trên hóa đơn điện tử nhận được và truyền hóa đơn điện tử có đủ chữ ký điện tử của cả hai bên cho người bán theo cách thức truyền nhận hóa đơn đã thỏa thuận giữa hai bên.

- Gửi thông qua tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử:

Người bán hàng hóa, dịch vụ (tổ chức khởi tạo hóa đơn) truy cập vào chương trình hệ thống lập hóa đơn điện tử của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để khởi tạo, lập hóa đơn điện tử bằng chương trình lập hóa đơn điện tử của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử hoặc người bán hàng hóa, dịch vụ đưa dữ liệu hóa đơn điện tử đã được tạo từ hệ thống nội bộ của người bán vào hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để gửi cho người mua hóa đơn điện tử đã có chữ ký điện tử của bên bán thông qua hệ thống điện tử của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử. Trường hợp người mua là đơn vị kế toán, khi nhận được hóa đơn điện tử có chữ ký điện tử của người bán, người mua thực hiện ký điện tử trên hóa đơn điện tử nhận được và gửi cho người bán hóa đơn điện tử có đủ chữ ký điện tử của người mua và người bán thông qua hệ thống điện tử của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử.

          Điều 9. Cách xử lý sai sót đối với hóa đơn điện tử đã lập

  1. Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế, nếu phát hiện sai sót thì chỉ được hủy khi có sự đồng ý và xác nhận của người bán và người mua. Việc huỷ hóa đơn điện tử này có hiệu lực theo đúng thời hạn do các bên tham gia đã thoả thuận. Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ cẩn thận để phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Người bán thực hiện lập hóa đơn điện tử mới theo quy định tại Thông tư này để gửi cho người mua, phải ghi dòng chữ này trên hóa đơn mới: “hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, ký hiệu, gửi ngày tháng năm.

  1. Trường hợp hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử ( hoặc văn bản có đóng mộc) của cả hai bên ghi rõ sai sót, đồng thời bên bán lập hoá đơn điện tử điều chỉnh sai sót. Hoá đơn điện tử lập sau ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hoá đơn điện tử số…, ký hiệu… Bên bán và bên mua căn cứ vào hoá đơn điện tử điều chỉnh, thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành. Hoá đơn điện tử bị điều chỉnh không được ghi số âm (-).

Điều 10. Báo cáo sử dụng, ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử

Báo cáo sử dụng hóa đơn điện tử và việc ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bọ Tài Chính ban hành ngày 28 tháng 9 năm 2010 của Bộ Tài chính. Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử được gửi báo cáo sử dụng hóa đơn điện tử theo đường truyền điện tử thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế.

Điều 11. Lưu trữ hóa đơn, hủy và tiêu hủy hóa đơn điện tử

  1. Người bán, người mua hàng hoá, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ sách kế toán, lập báo cáo tài chính phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán. Trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử thì tổ chức này cũng phải thực hiện lưu trữ hóa đơn theo thời hạn nêu trên.

Người bán, người mua là đơn vị kế toán và tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật chứa tin (ví dụ : bút nhớ (đĩa flash USB); đĩa CD và DVD; đĩa cứng gắn trong; đĩa cứng gắn ngoài) hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến để bảo vệ dữ liệu của hóa đơn điện tử. 

  1. Hóa đơn điện tử đã lập phải được lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu và phải thoả mãn các điều kiện như sau:

a) Nội dung của hoá đơn có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu khi cần thiết;

b) Nội dung của hoá đơn điện tử được lưu trữ trong chính khuôn dạng mà nó được khởi tạo, gửi, nhận hoặc được lưu trữ trong khuôn dạng cho phép thể hiện chính xác nội dung hoá đơn điện tử đó;

c) Hoá đơn điện tử được lưu trữ theo một cách thức nhất định cho phép xác định nguồn gốc khởi tạo, nơi đến, ngày giờ gửi hóa đơn điện tử hoặc nhận hoá đơn điện tử.

3.Hủy hóa đơn điện tử là phương thức làm cho hóa đơn đó không còn giá trị sử dụng.

Tiêu hủy hóa đơn điện tử là phương thức làm cho hóa đơn điện tử đó không thể truy cập và tham chiếu đến thông tin chứa trong nó.

Hóa đơn điện tử đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định của Luật Kế toán  nếu không có quyết định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì doanh nghiệp được phép tiêu hủy. Việc tiêu hủy hóa đơn điện tử không được làm ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của các hóa đơn  điện tử chưa được phép tiêu hủy và phải bảo đảm sự hoạt động bình thường của hệ thống thông tin. Thủ tục tiêu hủy hóa đơn điện tử được thực hiện như thủ tục hủy hóa đơn được quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP của Chính phủ và Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính.

Trường hợp người bán hoặc người mua làm mất hóa đơn điện tử thì nếu các bên liên quan còn lưu trữ hóa đơn dưới dạng thông điệp dữ liệu thì bên bán hoặc bên mua yêu cầu người bán, người mua hoặc bên liên quan gửi lại hóa đơn điện tử.

Trường hợp người bán hoặc người mua làm mất hóa đơn điện tử và không thể liên hệ với các bên có liên quan để được gửi lại hóa đơn thì bên bán, mua thực hiện báo cáo mất hóa đơn theo quy định tại Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính.

Điều 12. Cách Chuyển đổi từ hoá đơn điện tử sang hoá đơn giấy

  1. Nguyên tắc chuyển đổi

Để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông Bên bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy và chỉ được chuyển đổi một (01) lần. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này và phải có chữ ký người của đại diện theo pháp luật bên bán, dấu của người bán.

Người mua, người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ cho việc lưu trữ chứng từ kế tóan theo quy định của Luật Kế tóan. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phục vụ lưu trữ chứng từ kế tóan phải đáp ứng với các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này.

2. Hóa đơn điện tử chuyển sang hóa đơn giấy phải đáp ứng đủ các điều kiện sau:

a) Phản ánh tính toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc;

b) Có ký hiệu riêng để xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy;

c) Chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy phải có chữ ký và họ tên của người thực hiện.

3.Giá trị pháp lý của các hoá đơn điện tử chuyển đổi

Hóa đơn điện tử chuyển đổi có giá trị pháp lý khi bảo đảm các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn nguồn, ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi được thực hiện theo quy định về chuyển đổi chứng từ điện tử của pháp luật.

  1. Ký hiệu riêng trên hoá đơn chuyển đổi

Ký hiệu riêng trên hoá đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử sang hoá đơn dạng giấy bao gồm đầy đủ các thông tin sau: dòng chữ phân biệt giữa hoá đơn  giấy và hoá đơn điện tử gốc( Hóa đơn nguồn phải ghi rõ “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ”); chữ ký, họ và tên của người được thực hiện chuyển đổi; thời gian thực hiện việc chuyển đổi.

           Điều 13. Kiểm tra việc khởi tạo, lập, quản lý, phát hành, sử dụng hoá đơn điện tử

  1. Cơ quan nhà nước có thẩm quyền có trách nhiệm thanh tra, kiểm tra, phát hiện và xử lý các hành vi vi phạm về hoá đơn điện tử trong hoạt động mua bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ.

  2. Tổ chức sử dụng hoá đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ chịu sự thanh tra, kiểm tra và có trách nhiệm cung cấp đầy đủ dữ liệu của hóa đơn điện tử, các phương tiện lưu trữ hóa đơn điện tử cùng các tài liệu khác khi có yêu cầu cho các cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.

Việc thanh tra, kiểm tra đối với tổ chức sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ được thực hiện theo đúng quy định của pháp luật.

         Việc niêm phong, tạm giữ, tịch thu phương tiện điện tử để khởi tạo hoá đơn điện tử được thực hiện theo quy định tại Nghị định số 27/2007/NĐ-CP ngày 23 tháng 2 năm 2007 của Chính phủ.

 

Chương III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

 

Điều 14. Hiệu lực thi hành và tổ chức thực hiện

  1. Thông tư này có hiệu lực từ ngày 01 tháng 05 năm 2011.

  2. Ngoài các nội dung hướng dẫn cụ thể tại Thông tư này, các nội dung khác được thực hiện theo quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 05 năm 2010 của Chính phủ và Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28 tháng 9 năm 2010 của Bộ Tài chính.

Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc, đề nghị các tổ chức, cá nhân phản ánh về Bộ Tài chính để được Bộ hướng dẫn giải quyết kịp thời./.

 

Nơi nhận:

- Thủ tướng Chính phủ và các Phó TTCP;

- Văn phòng TW và các ban của Đảng;

- Văn phòng Quốc hội;

- Văn phòng Chủ tịch nước;

- Văn phòng Chính phủ;

- Viện Kiểm sát Nhân dân tối cao;

- Toà án Nhân dân tối cao;

- Kiểm toán Nhà nước;

- Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ;

- Văn phòng Ban chỉ đạo Trung ương về phòng, chống tham nhũng.

- Cơ quan Trung ương của các đoàn thể;

- UBND, Sở Tài chính, Cục thuế, Kho bạc Nhà nước các tỉnh, thành phố trực thuộc TW;

- Website Chính phủ; Công báo;

- Cục Kiểm tra văn bản (Bộ Tư pháp);

- Các Tập đoàn kinh tế, Tổng công ty nhà nước;

- Các đơn vị thuộc Bộ Tài chính;

- Website Bộ Tài chính;

- Lưu VT, TCT (VT, CS-4b).Thu Hà

                      KT. BỘ TRƯỞNG

                     THỨ TRƯỞNG

 

 

 

                (Đã ký)

 

 

 

Đỗ Hoàng Anh Tuấn


PHỤ LỤC

 

  1. Mẫu Quyết định về việc áp dụng hóa đơn điện tử

 

(Ban hành kèm theo Thông tư số 32 /2011/TT-BTC

Ngày14  /2/2011 của Bộ Tài chính)

 

 

Đơn vị chủ quản:…………......

Tên tổ chức…………………..

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

 

………, ngày……… tháng……… năm………

 

QUYẾT ĐỊNH CỦA ………(CÔNG TY, ĐƠN VỊ)

Về việc áp dụng hóa đơn điện tử

-----------------

 

GIÁM ĐỐC …

Căn cứ Thông tư số     /2011/TT-BTC ngày     /2/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ;

Căn cứ Quyết định thành lập (hoặc Giấy đăng ký kinh doanh) số …

.

Xét đề nghị của …

QUYẾT ĐỊNH:

 

Điều 1. Áp dụng hình thức hóa đơn điện tử trong đơn vị từ ngày ......../....../20.....trên cơ sở hệ thống thiết bị và các bộ phận kỹ thuật liên quan như sau:

- Tên hệ thống thiết bị (tên các phương tiện điện tử), tên phần mềm ứng dụng dùng để khởi tạo, lập hoá đơn điện tử.

- Bộ phận kỹ thuật hoặc tên nhà cung ứng dịch vụ chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật hoá đơn điện tử, phần mềm ứng dụng;

          Điều 2. Mẫu các loại hoá đơn điện tử và mục đích sử dụng của mỗi loại hoá đơn (liệt kê chi tiết)

Điều 3. Quy trình khởi tạo, lập, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hoá đơn điện tử trong nội bộ tổ chức.

Điều 4. Trách nhiệm của từng bộ phận trực thuộc liên quan việc khởi tạo, lập, xử lý, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hoá đơn điện tử trong nội bộ tổ chức bao gồm cả trách nhiệm của người được thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

Điều 5. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày …/…/20….Lãnh đạo các bộ phận kế toán, bộ phận bán hàng, bộ phận kỹ thuật,… chịu trách nhiệm triển khai, thực hiện Quyết định này./.

 


Nơi nhận:

- Cơ quan thuế trực tiếp quản lý (Cục, Chi cục…);

- Như Điều 4 (để thực hiện);

- Lãnh đạo đơn vị;

- Lưu.

GIÁM ĐỐC

(Ký, đóng dấu và ghi rõ họ, tên)


  1. Mẫu Thông báo phát hành hóa đơn điện tử

(Ban hành kèm theo Thông tư số 32 /2011/TT-BTC ngày14 /2/2011 của Bộ Tài chính)

 

THÔNG BÁO PHÁT HÀNH HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ

  1. Tên tổ chức khởi tạo hoá đơn (Công ty A):...
  2. Mã số thuế:.....................................................
  3. Địa chỉ trụ sở chính:.......................................
  4. Điện thoại:......................................................
  5. Các loại hoá đơn phát hành:
  1. Tên cơ quan thuế tiếp nhận thông báo:.....
  2. Ghi rõ “Đăng ký sử dụng dấu phân cách là dấu phẩy (,) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ và sử dụng dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị để ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị” trong trường hợp tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử sử dụng dấu phân cách là dấu phẩy (,) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ và sử dụng dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị.

........., ngày.........tháng.........năm.........

                         NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT

(Ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên

 

  1. Mẫu Báo cáo của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử

(Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư số32   /2011/TT-BTC của Bộ Tài chính)

Read 16096 times

Leave a comment

Make sure you enter all the required information, indicated by an asterisk (*). HTML code is not allowed.