Quy trình quản lý tài chính trong doanh nghiệp

July, 03 2020
Rate this item
(23 votes)

Quy trình quản lý tài chính trong doanh nghiệp.

  • Lập kế hoạch/ mục tiêu tài chính:

Là công việc rất quan trọng đối với một doanh nghiệp vì nó liên quan đến các mục tiêu tài chính đã xác lập cũng như cách thức sử dụng các nguồn lực để đạt được các mục tiêu này. Ngoài ra, lập kế hoạch tài chính cũng là phần công việc tốn nhiều thời gian và nhân lực do cần đến sự tham gia của nhiều bộ phận trong doanh nghiệp.

Trong doanh nghiệp sản xuất – buôn bánmối liên quan tiền – hàng – tiền thoạt nhìn thấy có vẻ đơn giản dễ dàng song với những doanh nghiệp quy mô lớn, mối quan hệ nhìn thì dễ dàng đấy nhưng để quản lý nó hiệu quả và mang lại lời so với vốn lại là bài toán nan giải, thậm chí nếu kiểm soát không tốt khiến nhiều doanh nghiệp ngấp nghé bên bờ vực phá sản. Vậy: quản trị tài chính như thế nào?

LÀM THẾ NÀO ĐỂ QUẢN LÝ TỐT DÒNG TIỀN TRONG KINH DOANH?

  • Tiền mặt:

Được xem là tối thượng khi nói đến việc quản lý tài chính của một công ty đang trên đà phát triển. Sự chậm trễ giữa khoảng thời gian bạn phải trả tiền cho nhà cung cấp và tiền lương nhân viên so với khoảng thời gian mà nguồn tiền bạn phải thu về từ khách hàng là cả một vấn đề, và giải pháp cho vấn đề này là việc quản lý dòng tiền. Hiểu một cách đơn giản nhất, quản lý dòng tiền có nghĩa là trì hoãn việc chi tiêu tiền mặt càng lâu càng tốt trong khi huy động bất cứ khoản tiền người khác nợ bạn, trả cho bạn càng nhanh càng tốt.

  • Đo lường dòng tiền

Cần chuẩn bị kế hoạch dòng tiền cho năm tiếp theo, quý tiếp theo và thậm chí là tuần tiếp theo. Vì một kế hoạch dòng tiền chính xác có thể báo động một cách tốt nhất cho những vấn đề trước khi nó xảy ra.

Dự báo một dòng tiền chính xác là dự đoán chi tiết những khoản tiền cũng như thời gian chính xác sẽ chi trong thời gian tới. Điều đó có nghĩa là, bạn không chỉ phải biết khi nào bạn sẽ chi tiêu mà còn phải biết nó được chi trả vào cái gì. Sẽ có danh sách những khoản chi tiết đáng kể trong kế hoạch dự báo dòng tiền của bạn như tiền thuê nhà, tồn kho (khi được mua bằng tiền mặt), tiền lương và tiền công, những khoản thuế đã khấu trừ hoặc khoản phải trả khác

  • Cải thiện những khoản phải thu

Nếu bạn được trả tiền ngay khi bạn vừa bán hàng thì  bạn sẽ không bao giờ gặp vấn đề với dòng tiền mặt của mình. Nhưng thật không may, điều đó không xảy ra, nhưng bạn vẫn có thể cải thiện dòng tiền mặt của mình bằng cách cải thiện những khoản phải thu. Ý tưởng cơ bản là cải thiện nhanh chóng tốc độ mà bạn sản xuất vật liệu và vật tư ra sản phẩm, hàng tồn kho trở thành những khoản phải thu, và những khoản phải thu thành tiền mặt. Dưới đây là các kỹ thuật cụ thể để làm điều này:

Đưa ra những chính sách giảm giá cho những khách hàng chi trả hoá đơn một cách nhanh chóng.

Yêu cầu khách hàng thực hiện thanh toán tại thời điểm đơn đặt hàng được thực hiện.

Yêu cầu kiểm tra tín dụng trên tất cả những khách hàng mới mà không thanh toán bằng tiền mặt.

Loại bỏ những hàng tồn kho lỗi thời, hết hạn bằng bất cứ thứ gì mà bạn có thể nhận được.

Phát hành hoá đơn kịp thời và ngay lập tức theo dõi nếu xuất hiện những sự chi trả chậm trong thời gian tới.

Theo dõi những khoản phải thu để xác định và ngăn chặn những khách hàng trả chậm. Xây dựng một chính sách tiền mặt khi giao hàng là một cách khác để từ chối hợp tác với những khách hàng chi trả chậm.

  • bạn phải có kế toán công nợ giỏi, theo dõi sát sao công nợ, dùng excel đồng thời cần cả dùng phần mềm quản lý công nợ để có cái nhìn tổng quan, để so sánh đối chiếu nhanh chóng khi khách yêu cầu, chạy báo cáo trong vòng 1p30s khi cần. Tuy nhiên, giao cho ai thì giao, vì là sương máu của bạn, thì việc này là việc quan trọng hàng đầu, bạn cần trực tiếp theo dõi, kiểm tra, đối chiếu nhé.

  • Quản lý những khoản phải trả

Hãy tận dụng đầy đủ các điều khoản thanh toán nợ. Nếu một khoản nợ giải quyết trong 30 ngày, đừng trả nó trong 15 ngày.

Sử dụng dịch vụ chuyển tiền điện tử để thực hiện thanh toán vào thời hạn cuối cùng. Bạn sẽ duy trì tình trạng hiện tại với nhà cung cấp trong khi vẫn nắm giữ, sử dụng những khoản tiền càng lâu càng tốt.

Giao tiếp với các nhà cung cấp của bạn để họ biết trạng hiện tại của bạn. Nếu tới lúc cần trì hoãn việc thanh toán một khoản nợ nào đó, bạn sẽ cần tới sự tin tưởng và thông cảm của họ.

Xem xét một cách cẩn thận những lời chào giảm giá của nhà cung cấp cho những khoản chi trả sớm hơn. Đây có thể là một số tiền cho vay khá tốn kém của các nhà cung cấp, hoặc là họ có thể cung cấp cho bạn với một sự giảm giá trên tổng chi phí. Sẽ có những trở ngại khi bạn thực hiện những lời chào này.

Đừng tập trung quá nhiều vào giá thấp khi chọn nhà cung cấp. Đôi khi sự linh hoạt trong điều khoản thanh toán có thể cải thiện dòng tiền mặt của bạn hơn là việc mặc cả cho một mức giá hời.

- Chỉ chi cho những khoản thực sự cần thiết. Theo kinh nghiệm của kế toán Hi Bay thì trước khi chi cho khoản gì, bạn phải suy nghỉ 1 điều thôi, cài này có thực sự cần thiết, nếu thiếu nó có bị gì không? Nếu thiếu nó thì cũng chả làm sao cả thì tuyệt đối không chi bạn nhé.

Bạn cần có một kế toán công nợ giỏi, phụ trách theo dõi phụ cho bạn. để tránh sai sót, thất thoát. Tuy nhiên, giao cho ai thì giao, vì là sương máu của bạn, thì việc này là việc quan trọng hàng đầu, bạn cần trực tiếp theo dõi, kiểm tra, đối chiếu nhé.

  • Vượt qua Sự Thâm hụt.

Nếu giả định từ lúc đầu rằng, một ngày nào đó bạn sẽ thiếu tiền mặt, bạn có thể sắp xếp một đường dây tín dụng tại ngân hàng của bạn. Điều này cho phép bạn mượn tiền trên mức hạn định vào bất cứ lúc nào bạn cần. Bởi bạn sẽ dễ dàng vay khi bạn không cần nó, sắp xếp một đường dây tín dụng trước khi túng thiếu là điều cần thiết.

Nếu ngân hàng không giúp đỡ bạn, hãy chuyển sang nhà cung cấp. Đây là người quan tâm tới bạn hơn là ngân hàng, và họ có thể biết nhiều hơn về công việc kinh doanh của bạn. Bạn có thể nhận được những điều khoản mở rộng từ nhà cung cấp với số tiền vay khổng lồ, chi phí thấp chỉ bằng cách yêu cầu. Đó chắc chắn là một điều đặc biệt nếu bạn từng là một khách hàng tốt trong quá khứ và cho họ biết về tình hình tài chính của bạn.

Xem xét việc sử dụng các trung gian. Đây là doanh nghiệp dịch vụ tài chính mà có thể trả cho bạn hôm nay cho những khoản phải thu mà bạn không thể thu về được trong một tuần hay một tháng tới. Bạn sẽ nhận về ít hơn 15% những gì bạn sẽ có thể thu bởi vì các trung gian này đòi hỏi một mức chiết khấu, nhưng bạn sẽ loại bỏ được những rắc rối trong quá trình thu hồi công nợ và có thể tập trung vào các hoạt động hiện tại của mình mà không cần phải vay mượn.

Bạn có thể tăng lượng tiền mặt bằng cách bán hoặc cho thuê lại những tài sản như máy móc, thiết bị, máy tính, hệ thống điện thoại và ngay cả những nội thất văn phòng. Các công ty cho thuê (cầm cố tài sản) sẽ sẵn sàng thực hiện các giao dịch. Nó sẽ không rẻ mạt, tuy nhiên, bạn có thể mất tài sản nếu như bạn không thể thanh toán tiền thuê.

  • Đẩy nhanh vòng quay tiền.

Đây là khoảng thời gian giữa lúc doanh nghiệp phải trả tiền ra và lúc thu tiền về. Ví dụ, đối với doanh nghiệp sản xuất hoặc doanh nghiệp thương mại, thời gian này có thể là 3 tháng hoặc 6 tháng. Hãy yêu cầu khách hàng đặt cọc, thanh toán thành nhiều lần, hoặc thanh toán hàng tháng. Hãy giảm lượng hàng tồn kho, bằng cách thoả thuận thời gian giao hàng với nhà cung cấp, hoặc đàm phán thời hạn tín dụng dài hơn. Nghe nói là Dell và Amazon thậm chí còn có vòng quay tiền là số âm – sao họ làm được thế nhỉ?

  • Tạo mọi điều kiện thuận lợi nhất để khách hàng trả tiền cho bạn.

Luôn luôn ghi sẵn thông tin tài khoản ngân hàng của công ty bạn trên hoá đơn, cấp tín dụng thanh toán ngay cho khách hàng, hoặc đề nghị thanh toán tự động. Thiết lập máy POS hoặc thanh toán trực tuyến trên website. Tóm lại là bạn hãy làm sao cho việc khách hàng thanh toán tiền trở nên dễ dàng nhất. Ví dụ khách nói anh/ chị bận quá, không đi chuyển khoản cho em được, lên thu tiền mặt dùm chị, thì lập tức cho người lên thu tiền nhé bạn.

  • Sử dụng phần mềm quản lý tài chính

Đối với các doanh nghiệp, khối lượng công việc tài chính vô cùng đồ sộ và rắc rối sẽ gây nên không ít khó khăn trong công tác quản lý. Việc sử dụng phần mềm hỗ trợ quản lý tài chính sẽ là giải pháp tối ưu nhất dành cho các doanh nghiệp hiện nay.

Phần mềm quản lý tài chính sẽ giúp kết nối dữ liệu từ các chi nhánh và tự động kết chuyển thành thông tin tài chính trên báo cáo một cách đầy đủ và chi tiết, giúp nhà quản trị dễ dàng đánh giá tình hình.

Bên cạnh đó, phần mềm quản lý tài chính còn có độ bảo mật thông tin cao, chỉ ai được cấp tài khoản mới có thể đăng nhập hệ thống.

Hơn nữa, các loại phần mềm quản lý tài chính còn có thể kết nối dữ liệu với phân hệ bán hàng, giúp kế toán và chủ doanh nghiệp theo dõi doanh thu, lợi nhuận, số lượng hàng tồn kho từng ngày, từng tuần.

  • Tìm kiếm người cố vấn tài chính

Cảm thấy rối tung và khó kiểm soát mọi vấn đề là điều chắc chắn ai cũng sẽ gặp phải khi bắt tay vào quản lý tài chính doanh nghiệp.

Điều đó là dễ hiểu bởi việc lập kế hoạch tài chính luôn không dễ dàng chút nào, cho dù bạn là ai. Đó là lý do, các nhà quản trị nên tìm kiếm cho mình cố vấn tài chính để tìm những lời khuyên giúp quản lý tài chính và điều hành doanh nghiệp tốt hơn.

  • Quản lý thuế hiệu quả

Nghe có vẻ buồn cười nhưng đó là sự thật. Thuế là nghĩa vụ mà buộc công ty phải thực hiện tốt dù có thích hay không. Hơn nữa, phải thanh toán đúng thời hạn. Bất cứ khi nào công ty bỏ lỡ thời hạn đóng thuế, nó có thể sẽ ảnh hưởng không tốt tới việc kinh doanh doanh nghiệp. Do đó, phải tính toán chính xác thuế trong kế hoạch tài chính.

Công ty có thể tìm kiếm sự trợ giúp của chuyên gia tư vấn về thuế. Bởi nó còn ảnh hưởng tới việc xác định số tiền thuế ước tính cần phải trả trong năm tiếp theo. Nó phụ thuộc vào kế hoạch dự kiến tăng trưởng và ngân sách tài chính do Bộ Tài chính quy định trong bộ luật ban hành.

  • Luôn cập nhật kiến thức quản lý tài chính

Các nhà quản trị có thể tìm kiếm, cập nhật những thông tin hữu ích cho kế hoạch kiểm soát tiền của mình qua những người đi trước, qua nhiều diễn đàn doanh nghiệp hoặc từ internet.

Bên cạnh đó, theo dõi các website, podcast chuyên về tài chính cá nhân sẽ đưa lại cho bạn những thông tin hữu ích không chỉ trong việc kiểm soát tài chính mà còn cả trong cách điều hành doanh nghiệp.

Quản lý tài chính là một sự thách thức và trải nghiệm tiêu tổn rất nhiều chất xám của doanh nghiệp. Hãy áp dụng các phương pháp trên để việc quản lý tài chính không còn là nỗi lo nhé!

Khi có lượng tiền mặt dư ra bạn sẽ làm gì?

Để quản lý tài chính doanh nghiệp hiệu quả, thì trước tiên bạn phải quản lý tài chính cá nhân hiệu quả.

Công thức 6 chiếc lọ - bí quyết quản lý tiền bạc nổi tiếng khắp thế giới, được giới thiệu bởi T.Harv Eker, doanh nhân - diễn giả - tác giả cuốn best-seller "Bí mật tư duy triệu phú".

Để quản lý tiền bạc thành công và hướng tới sự tự do tài chính, việc đầu tiên cần làm là lên kế hoạch sử dụng tiền bạc một cách hợp lý. Khi áp dụng quy tắc 6 chiếc lọ, số tiền của mỗi người sẽ được chia thành 6 quỹ tài chính (hay gọi là chiếc lọ) như sau:

Mỗi khi nhận được bất kể nguồn thu nhập nào (lương, thưởng, lợi nhuận kinh doanh...), hãy chia khoản tiền này vào ngay 6 chiếc lọ theo công thức như sau:

LỌ SỐ 1: CHI TIÊU CẦN THIẾT - NEC (55% THU NHẬP)

Quỹ Chi tiêu cần thiết (NEC) giúp bạn đảm bảo nhu cầu thiết yếu, sinh hoạt hàng ngày của cuộc sống. Quỹ NEC này cũng sử dụng cho các mục đích ăn uống, sinh hoạt, chi trả hóa đơn, vui chơi, giải trí và mua sắm cần thiết. Đây là lọ chiếm phần trăm thu nhập của bạn cao nhất.

Nếu bạn đang sử dụng quá 80% thu nhập cho các chi tiêu cần thiết, bạn cần tăng cường tổng thu nhập hoặc thay đổi lối sống, cắt giảm chi tiêu.

LỌ SỐ 2: TIẾT KIỆM DÀI HẠN - LTS (10% THU NHẬP)

Bạn sử dụng khoản tiết kiệm dài hạn (LTS) này cho những mục tiêu dài hạn, lớn hạn như mua xe, mua nhà, sinh em bé, thực hiện ước mơ... Có quỹ LTS sẽ giúp bạn thấy được mục đích mình nhắm tới, và có động lực tiết kiệm dần dần cho việc đó.

Điều quan trọng là bạn cần thực hiện tiết kiệm ngay khi nhận được thu nhập, qua đó sẽ tránh tiêu vào số tiền này. Một trong những cách tiết kiệm dễ dàng và hiệu quả nhất là sử dụng các sản phẩm tiết kiệm gửi góp trực tuyến. Xem thêm bài viết Sức mạnh vô biên của lãi kép và tiết kiệm gửi góp Easy Saving.

LỌ SỐ 3: QUỸ GIÁO DỤC - EDU (10% THU NHẬP)

Bạn cần trích 10% thu nhập cho việc học thêm, trau dồi kiển thức của bạn thân. Bạn có thể dùng quỹ giáo dục (EDU) này để mua sách, tham gia các khóa học, đào tạo, các buổi gặp gỡ chia sẻ từ những người thành công.

Đầu tư vào giáo dục cũng chính là đầu tư vào bản thân. Tác dụng của tài khoản này là giúp bạn không ngừng phát triển năng lực bản thân, từ đó có thể tạo ra nhiều thu nhập hơn.

LỌ SỐ 4: HƯỞNG THỤ - PLAY (10% THU NHẬP)

Đây là khoản tiền bạn dành cho việc hưởng thụ, mua sắm xa xỉ, chăm lo cho bản thân, làm những việc mới mẻ, tăng cường trải nghiệm... Quỹ Hưởng thụ (PLAY) giúp bạn có động lực để làm việc tốt hơn.

Quỹ PLAY cần được tiêu dùng liên tục. Nếu bạn không sử dụng hết quỹ PLAY, có thể bạn đang mất cân bằng cuộc sống và không dành đủ sự chăm sóc cho bản thân.

LỌ SỐ 5: QUỸ TỰ DO TÀI CHÍNH - FFA (10% THU NHẬP)

Tự do tài chính (FFA) là khi bạn có một cuộc sống như mong muốn mà không cần làm việc hay phụ thuộc tài chính vào người khác. FFA là khoản bạn sử dụng để tham gia các hoạt động tạo ra thu nhập thụ động như gửi tiết kiệm, đầu tư, góp vốn kinh doanh. Bằng cách này, bạn đã tạo ra "con ngỗng" đẻ trứng vàng để sử dụng khi không còn làm việc.

Xin lưu ý: đừng bao giờ được tiêu tiền trong quỹ này.

LỌ SỐ 6: QUỸ TỪ THIỆN - GIVE (5% THU NHẬP)

Đây là khoản tiền bạn sử dụng để làm từ thiện, giúp đỡ cộng đồng, người thân, bạn bè. Nếu bạn có nhiều thứ phải chi trả hơn, hãy giảm tỷ lệ này xuống, nhưng luôn trích một khoản để giúp đỡ người khác.
 

Bạn hãy thử ngay "bí kíp" 6 chiếc lọ này ngay và thường xuyên nhé. Nếu áp dụng đúng cách, bạn không chỉ vừa đủ tiền chi trả sinh hoạt, tiết kiệm cho tương lai mà còn luôn tìm thấy động lực trong cuộc sống!

Không quan trọng là bạn có bao nhiêu tiền trong túi mà điều quan trọng là bạn giữ lại được bao nhiêu tiền và làm cho số tiền đó sinh sôi nảy nở nhiều hơn”

Đây là những lời Robert Kiyosaki – tác giả của bộ sách “Dạy con làm giàu” đã khẳng định.

Những lưu ý để lên kế hoạch quản lý tài chính hiệu quả

Ngưỡng chi phí thấp

Như đã nói ở trên, để đạt được mục tiêu quản lý tài chính hiệu quả bạn cần phải có ngưỡng chi phí thấp, thu nhập cao hơn chi tiêu và tự động hóa tài chính, hãy cùng xét qua từng vấn đề một:

Thu nhập cao hơn chi tiêu

Có những công ty kiếm được rất nhiều tiền nhưng lại đầu vào những thứ vô bổ để rồi khi thật sự cần đến, họ lại không có bất cứ một khoản dự phòng nào. Để giảm thiểu chi phí công ty bạn nên có chuyến lược kinh doanh tập trung, xây dựng bộ máy doanh nghiệp tinh gọn nhất có thể (để làm được điều này cần một chiến lược nhân sự hết sức hiệu quả)

Chìa khoá của việc có ngưỡng chi phí thấp là giảm thiểu ham muốn của bạn. Việc này đòi hỏi bạn phải hy sinh việc chiều chuộng bản thân thái quá nhưng sẽ mang lại cho bạn những lợi ích vô cùng lớn lao trong tương lai.

Tự động hóa tài chính

Khái niệm thu nhập thụ động có thể vẫn còn mới đối với nhiều người nhưng bạn có thể hiểu đó là khoản thu nhập được tao ra dù bạn không cần phải làm việc. Đó là các khoản tiền sinh ra từ lãi ngân hàng, đầu tư, bản quyền (sách, âm nhac,...). Mô hình tài chính lý tưởng là khi có một công việc ổn định, cộng với thu nhập tự động và chủ động tiết kiệm, đây chính là thiên đường tài chính.

 

Read 1474 times Last modified on Saturday, 18 July 2020 09:34
Dịch vụ kế toán thuế

HIBAY - dịch vụ kế toán thuế trọn gói, chữ ký số, hóa đơn điện tử, dịch vụ thành lập công ty, dịch vụ đào tạo kế toán. Cung cấp dịch vụ về thuế từ A->Z trong suốt quá trình hoạt động của doanh nghiệp.

https://dichvuthanhlapcongtyhb.com/

Leave a comment

Make sure you enter all the required information, indicated by an asterisk (*). HTML code is not allowed.